Komunikacja w organizacjach, która (nie)działa
Wysyłka maila, wiadomość na czacie, spotkanie online/stacjonarna a może szeroko zakrojona akcja komunikująca jakąś akcję w firmie – sposób na to, jak coś zakomunikować pracownikom jest wiele. A jednak ile to razy zdarzają się pewne niedomówienie, za późno wysłane komunikaty, ploteczki wiele innych. Bo nie tylko same narzędzia są ważne, ale także treść i to jak/do kogo i po co komunikujemy.
Narzędzia komunikacyjne w firmach
Żyjemy w czasach dobrobytu pod kątem możliwosci narzędzi do komunikowania spraw wszelakich do pracowników. A więc mamy do wyboru:
Te oczywiste:
- mailing
- chat
- intranet wew.
- social media wew. np…
- ulotki
- plakaty
- spotkania ogólnofirmowe typu Town Hall
- spotkania zespołowe
- spotkania 1 na 1
I te mniej:
- strona startowa komputera
- pop-up (reklamy wyświetlane w różnych miejscach)
- wew. Chat-boty
- Podręcznik pracownika [Welcome Book, HandBook],
Dużo prawda? A to jeszcze nie wszystko, bo jeśli spojrzymy na “narzędzia” pod kątem przekazicieli informacji, to oprócz komunikacji “formalnej” drugie tyle zajmuje jeszcze ta nieformalna. Kiedyś bardziej stacjonarna: wspólne lunche, rozmowy przy kawie, na fajce a dzisiaj mocno w online: rozmowy grupowe, indywidualne na czacie, wirtualne ploteczki/kawki. I nawet najlepiej idealnie dopieszczone komunikaty na nic się mogą zdać, jeśli z tyłu głowy nie będziemy mieli, że każdy z nas, jest tylko człowiekiem, tzn na swój sposób interpretuje dany komunikat a potem, przekazuje to dalej.
AI – wróg czy sprzymierzeniec komunikacji wewnętrznej
Zdecydowanie sprzymierzeniec, pod warunkiem, że
A. Nie będziemy jeden do jednego brali sugestie narzędzi generujących nam gotowe teksty. Owszem możemy nauczyć sztuczną inteligencję jaki styl komunikacji mamy w firmie, natomiast to my jako nadawcy znamy kontekst, liczne powiązanie i wiemy na czasami na poziomie nieświadomym, dlaczego coś dobrze brzmi, a inne nie i nie dmy radę tego przekazać AI.
B. Poinformujemy pracowników, że wykorzystujemy AI do tworzenia komunikatów
Nic tak nie frustruje, gdy dostanie się mail, który nie brzmi jakby pisała go osoba którą znamy. A nawet jak nie znamy, to gdy poznamy, to możemy się zdziwić, gdy jest sposób komunikacji na żywo, odbiega od tego jak brzmiał w formie niemal idealnej. To nic złego, jeśli komunikaty bardzo sformalizowane jak dot. kwestii procedur, prawa itd. były napisane przez AI. Co innego, gdy wysyłamy maila z użyciem Komunikatu JA, który potem sie okazuje, że to JA = AI.
Nadawca i odbiorca komunikatu – jak sprawić, by nadawali na wspólnej fali
Po pierwsze zobaczmy na to, jak przepływają komunikaty:
Źródło: https://www.katarzynapluska.pl/kanal-szumy-i-bariery-komunikacja-werbalna/
Jak widzimy, nie ma na obrazku znaku równości pomiędzy ideą a intepretacją. Niezależnie jak kogoś dobrze znasz i/lub współpracujesz, nigdy nie jesteś w czyjejś głowie. Dlatego tak ważnym jest upewnienia się, czy dobrze się zrozumieliśmy. Dzięki temu będziemy prawdziwie nadawali na wspólnej fali.
Jak to zrobić? Stosować przede wszystkim narzędzia aktywnego słuchania np. parafrazę, dopytywanie, pytanie o potrzeby, odzwierciedlanie emocji czy potakiwanie. To wszystko było i jest nadal zdecydowanie łatwiejsze w komunikacji na żywo, gdy też wykorzystujemy mowę ciała, gesty, mimikę itd.
No dobrze, to co zatem z komunikacją w online, czy to nie jest trudniejsze? Niestety wciąż jest, choć rozwój techonlogiczny umożliwia nam wiele – jak chociażby możliwość prowadzenia videokonferencji. Natomiast w komunikacji pisanej, jeszcze bardziej trzeba zatem zwracać uwagę na to, by więcej pisać i nie intepretować po swojemu danej emojii. Bo mamy też kwestie pokoleniowe np. dla Z-tek te emotka 😉 nie należy wcale do miłych. A dla Y i Z jeste neutralna lub pozytywna.
Zajmujesz się komunikację wew. w firmie i chciałbyś złapać jakie najczęściej błędy popełniacie przy komunikowaniu ważnych spraw w organizacji? Napisz do mnie: kontakt@lasotapawel.pl z chęcią pomogę 🙂